Tugas Softskill

3.   Jelaskan faktor yang mempengaruhi organisasi!

Jawab:

Ada beberapa faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi, yaitu:

  a)    Faktor-Faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi:

·         Kemampuan mereka

·        Motivasi

·         Dukungan yang diterima

·         Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan

·         Hubungan mereka dengan organisasi

  b)   Faktor-faktor yang mempengaruhi budaya organisasi:

·         Observed behavioral regularities

yakni keberaturan cara bertindak dari para anggota yang tampak teramati. Ketika anggota organisasi berinteraksi dengan anggota lainnya, mereka mungkin menggunakan bahasa umum, istilah, atau ritual  tertentu.

·         Norms

yakni berbagai standar perilaku yang ada, termasuk di dalamnya tentang pedoman sejauh mana suatu pekerjaan harus dilakukan.

·         Dominant values

yakni adanya nilai-nilai inti yang dianut bersama oleh seluruh anggota organisasi, misalnya tentang kualitas produk yang tinggi, absensi yang rendah atau efisiensi yang tinggi.

·         philosophy

yakni adanya kebijakan-kebijakan yang berkenaan dengan keyakinan organisasi dalam memperlakukan pelanggan dan karyawan.

·         Rules

yaitu adanya pedoman yang kuat, dikaitkan dengan kemajuan organisasi.

·         Organization climate

merupakan perasaan keseluruhan (anoverall “feeling”) yang tergambarkan dan disampaikan melalui kondisi tata ruang, cara berinteraksi para anggota organisasi, dan cara anggota organisasi memperlakukan dirinya dan pelanggan atau orang lain.

  c)    Faktor-faktor yang mempengaruhi perilaku organisasi:

• Peningkatan produktifitas

Organisasi dikatakan produktif jika tujuan dapat dicapai dan proses pencapaian tersebut dilakukan dengan merubah masukan menjadi keluaran dengan biaya yang paling rendah. Sehingga dapat disimpulkan bahwa produktifitas berhubungan dengan keefektifan dan keefisienan.

• Pengurangan kemangkiran

Kemangkiran adalah tindakan tidak masuk kerja tanpa alasan. Tingkat kemangkiran  yang tinggi dapat berdampak langsung pada keefektifan dan efisiensi organisasi.

• Penurunan Turn Over

Turn over adalah pengunduran diri secara permanen dari organisasi.

• Peningkatan kepuasan kerja

Kepuasan kerja adalah perbedaan antara banyaknya ganjaran yang diterima karyawan dan banyaknya yang mereka yakini harus mereka terima. Karyawan dikatakan merasakan puas bila perbedaan bernilai positif secara perhitungan matematis.

  d)   Faktor-faktor yang mempengaruhi komitmen organisasi:

·         Faktor personal, misalnya usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan, pengalaman kerja, kepribadian, dll;

·         Karakteristik pekerjaan, misalnya lingkup jabatan, tantangan, konflik, peran, tingkat kesulitan dalam  pekerjaan, dll;

·         Karekteristik struktur, misalnya besar/kecilnya organisasi, bentuk organisasi (sentralisasi/desentralisasi), kehadiran serikat pekerja;

·         Pengalaman kerja. Pengalaman kerja karyawan sangat berpengaruh terhadap tingkat komitmen karyawan pada organisasi.

  

  e)   Faktor-faktor yang mempengaruhu efektivitas organisasi:

·         Karakteristik Organisasi

Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan teknologi. Struktur diartikan sebagai hubungan yang relatif tetap sifatnya, merupakan cara suatu organisasi menyusun orang-orangnya untuk menciptakan sebuah organisasi yang meliputi faktor-faktor seperti deentralisasi pengendalian, jumlah spesialisasi pekerjaan, cakupan perumusan interaksi antar pribadi dan seterusnya. Secara singkat struktur diartikan sebagai cara bagaimana orang-orang akan dikelompokkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

·         Karakteristik Lingkungan

Karakteristik lingkungan ini mencakup dua aspek yaitu internal dan eksternal. Lingkungan internal dikenal sebagai iklim organisasi.

Lingkungan eksternal adalah kekuatan yang timbul dari luar batas organisasi yang memperngaruhi keputusan serta tindakan di dalam organisasi seperti kondisi ekonomi, pasar dan peraturan pemerintah.

·         Karakteristik Pekerja

Karakteristik pekerja berhubungan dengan peranan perbedaan individu para pekerja dalam hubungan dengan efektivitas.

·         Kebijakan dan praktek manajemen

Karena manajer memainkan peranan sentral dalam keberhasilan suatu organisasi melalui perencanaan, koordinasi dan memperlancar kegiatan yang ditujuan ke arah sasaran.

  f)    Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi organisasi:

·         Budaya

Adanya konsep budaya yang dikembangkan oleh pakar oraganisasi menjadi bagian yang erat kaitannya dengan aspek-aspek pengembangan organisasi.

·         Leadership

Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya.

·         Iklim Organisasi

Iklim organisasi merupakan karakteristik yang membedakan satu organisasi dengan organisasi lainnya dan mempengaruhi orang-orang dalam organisasi tersebut.

  g)   Faktor-faktor yang mempengaruhi perilaku organisasi:

·         Peningkatan produktifitas

Organisasi dikatakan produktif jika tujuan dapat dicapai dan proses pencapaian tersebut dilakukan dengan merubah masukan menjadi keluaran dengan biaya yang paling rendah.

• Pengurangan kemangkiran

Kemangkiran adalah tindakan tidak masuk kerja tanpa alasan.

• Penurunan Turn Over

Turn over adalah pengunduran diri secara permanen dari organisasi.

• Peningkatan kepuasan kerja

Kepuasan kerja adalah perbedaan antara banyaknya ganjaran yang diterima karyawan dan banyaknya yang mereka yakini harus mereka terima.

  h)   Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi

·         Lingkungan organisasi

·         Teknologi

·         Sumber daya manusia, dan strategi organisasi

       4. Jelaskan pengertian efisien dan efektif!

Jawab:

Ungkapan kata efisiensi dan efektifitas dapat diartikan secara menyeluruh dalam setiap aktivitas / kegiatan organisasi. Kedua kata tersebut merupakan kata yang dapat saling melengkapi.

Efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input.

Definisi Efektif:

• Able to accomplish a purpose.

• Mampu mencapai suatu maksud.

• Dapat membawa hasil.

• Capable of producing an intended result.

• Sanggup menghasilkan hasil yang diinginkan.

Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya. Menurut definisi ini, efisiensi terdiri atas 2 unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut. merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Definisi Efisien :

• Being effective without wasting time or effort or expense.

• Menjadi efektif tanpa membuang uang atau usaha atau waktu.

• ·         Tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya)

• Working productively with minimum wasted effort or expense.

• Bekerja secara produktif dengan pengeluaran usaha dan biaya yang kecil.