Tugas Softskill

  1. Jelaskan tentang organisasi dan macam-macam organisasi!

  Jawab :

          Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

  Macam-macam organisasi :

v  Organisasi Formal

Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas (J Winardi, 2003:9).

v  Organisasi informal

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

o    Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

o    Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

v  Organisasi berdasarkan sasaran pokok mereka

Organisasi yang didirikan tentu memiliki sasaran yang ingin dicapai secara maksimal. Oleh karenanya suatu organisasi menentukan sasaran pokok mereka berdasarka kriteria-kriteria organisasi tertentu. Adapun sasaran yang ingin dicapai umumnya menurut J Winardi adalah:

1.    Organisasi berorientasi pada pelayanan (service organizations), yaitu organisasi yang berupaya memberikan pelayanan yang profesional kepada anggotanya maupun pada kliennya. Selain itu siap membantu orang tanpa menuntut pembayaran penuh dari penerima servis.

2.    Organisasi yang berorientasi pada aspek ekonomi (economic organizations), yaitu organisasi yang menyediakan barang dan jasa sebagai imbalan dalam pembayaran dalam bentuk tertentu.

  3.    Organisasi yang berorientasi pada aspek religius (religious organizations)

  4.    Organisasi-organisasi perlindungan (protective organizations)

  5.    Organisasi-organisasi pemerintah (government organizations)

  6.    Organisasi-organisasi sosial (social organizations)

  7.    Organisasi-organisasi politik.

  2. Jelaskan bagan struktur organisasi!

  Jawab:

  Ada tiga tipe Struktur / Skema / Bagan Organisasi :::

  1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

a)    Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing-masing.

b)   Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang-ulang.

c)    Masing-masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing-masing dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka.

d)   Pergerakan dan komunikasi tiap-tiap bagian masih tersekat-sekat.

e)   Biasanya ditemukan pada organisasi-organisasi yang memproduksi barang.

  2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

a)    Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan.

b)   Masing-masing kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi-divisinya.

c)    Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek  terhadap proyeknya juga mudah.

d)   Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing-masing proyek.

e)   Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek.

f)    Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi.

g)   Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi.

3.    Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

a)    Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan.

b)   Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek.

c)    Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai.

d)   Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional.

e)   Ada keterlibatan stakeholder yang kuat.

f)    Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”.

g)   Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan.

  Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :

  1. Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.

  2. Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.

  3. Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

  SKEMA ORGANISASI

     Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

  Macam-macam Skema Organisasi:

Ø  Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:

§  Skema organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah

§  ·Skema organisasi Mendatar dari kiri kekanan

§  Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

§  Skema Organisasi Lingkaran

§  ·Skema Organisasi Gambar

Ø  Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:

a)    Skema Organisasi Fungsional:

  Menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas dalam hubungannya dengan fungsi-funsi yang lain.

b)   Skema Organisasi Jabatan

  Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.

c)    Skema Organisasi Nama

  Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.

d)   Skema Organisasi Nama dan Jabatan

  Menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.

e)   Skema Organisasi Struktur

  Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.

  Contoh bagan organisasi :